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Control documental adicional
Clasificación: Público · Responsable: MIGO Systems S.A.S. · Fecha de emisión: Pendiente de constitución (dato por confirmar antes de publicar la versión definitiva).
La presente Política regula el tratamiento de los datos personales administrados dentro del ecosistema MIGO Expert, tanto los correspondientes a las personas que se relacionan directamente con MIGO Systems S.A.S. como los que las organizaciones Clientes incorporan a la plataforma en desarrollo de su propia operación.
Esta Política hace parte integral del marco contractual de MIGO Expert y complementa los Términos y Condiciones de Uso (LEG-TYC-001).
La presente Política tiene por objeto establecer los principios, finalidades, condiciones, medidas y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales dentro del ecosistema MIGO Expert.
Su aplicación busca garantizar que la información administrada por la plataforma sea tratada de manera lícita, transparente, segura y conforme a la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales.
Esta Política aplica a:
La Política vincula a MIGO Systems, a sus colaboradores y a quienes intervengan en el tratamiento de datos personales por cuenta de la compañía.
MIGO Systems S.A.S. es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta directamente con ocasión del registro, la contratación, el soporte y la operación de la plataforma.
Los canales oficiales de atención se encuentran publicados por MIGO Systems e incluyen el correo electrónico de contacto hola@migoexpert.com.
Pendiente de confirmación
El NIT, el domicilio societario y el canal especializado de protección de datos serán incorporados una vez culmine el proceso de constitución de MIGO Systems S.A.S.
Respecto de los datos personales que las organizaciones Clientes incorporan a la plataforma en desarrollo de su propia operación —entre ellos los de sus colaboradores, clientes o proveedores—, la organización Cliente actúa como responsable del tratamiento y MIGO Systems como encargado.
En tal condición, MIGO Systems tratará dichos datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente, a las finalidades derivadas del servicio contratado y a lo previsto en el marco contractual de MIGO Expert.
Para efectos de la presente Política se entenderá por:
El tratamiento de datos personales dentro del ecosistema MIGO se desarrollará conforme a los siguientes principios:
Toda la información incorporada por el Cliente dentro de MIGO Expert continuará siendo de propiedad de la organización que la genera o administra, conforme a la legislación aplicable y al marco contractual de MIGO Expert.
La utilización de la plataforma no transfiere a MIGO Systems la propiedad sobre dicha información.
La titularidad corresponde a la organización Cliente y no a los usuarios individuales. La desvinculación laboral, contractual o funcional de un colaborador no le otorga derecho alguno sobre la información de la organización.
MIGO Systems actuará como custodio tecnológico de la información administrada dentro de la plataforma.
En desarrollo de esta función, procurará implementar medidas técnicas, administrativas y organizacionales orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad de la información, conforme a las capacidades tecnológicas de la plataforma y a las políticas corporativas vigentes.
La custodia de la información no implica transferencia de propiedad ni autorización para utilizarla con finalidades distintas de las previstas en esta Política y en los Términos y Condiciones de Uso.
MIGO Systems reconoce que la información constituye uno de los activos más importantes de las organizaciones.
Por ello, la compañía procurará administrar dicha información bajo principios de confidencialidad, disponibilidad, integridad, trazabilidad y responsabilidad, promoviendo su utilización para fortalecer el crecimiento empresarial, la toma de decisiones y la generación de valor para los Clientes.
Dependiendo del servicio contratado y de las funcionalidades utilizadas, MIGO Expert podrá tratar, entre otras, las siguientes categorías de información:
MIGO Systems solicitará únicamente la información necesaria para la prestación del servicio contratado, la identificación del Cliente, la seguridad de la plataforma y el cumplimiento de obligaciones legales.
Cuando resulte necesario compartir información con terceros para ejecutar un servicio solicitado por el Cliente, se compartirá únicamente la información estrictamente necesaria para dicha finalidad.
La información administrada por MIGO Expert podrá ser utilizada para:
Cuando exista autorización del titular o fundamento legal suficiente, MIGO Systems podrá tratar datos personales para informar sobre nuevos servicios, funcionalidades o condiciones comerciales del ecosistema, así como para adelantar gestiones orientadas a facilitar la continuidad de la relación con el Cliente.
El titular podrá solicitar en cualquier momento la cesación de estas comunicaciones mediante los canales oficiales de atención.
Algunas funcionalidades de MIGO Expert podrán sugerir productos o servicios ofrecidos por empresas pertenecientes a la Red de Aliados Estratégicos, con la finalidad de facilitar la operación empresarial del Cliente.
Ninguna información será compartida con un Aliado Estratégico sin fundamento legal, autorización del Cliente cuando sea requerida o necesidad operativa derivada del servicio solicitado. El régimen de la relación con estos terceros se desarrolla en MIGO Certified Partners (LEG-MCP-001).
Cuando una organización Cliente incorpore a MIGO Expert datos personales de sus colaboradores, clientes, proveedores u otros terceros, dicha organización actúa como responsable del tratamiento.
En consecuencia, corresponde a la organización obtener las autorizaciones necesarias, informar las finalidades del tratamiento, atender las solicitudes de los titulares y cumplir las demás obligaciones que la legislación le imponga en su condición de responsable.
La organización Cliente podrá administrar dentro de la plataforma, conforme a la ley, información relacionada con trabajadores menores de edad, aprendices o personas vinculadas bajo modalidades legalmente permitidas, siempre que exista la autorización correspondiente y se respeten las normas aplicables.
MIGO Systems no verifica de manera automática la existencia de dichas autorizaciones, cuya obtención y conservación corresponde a la organización responsable.
El acceso a la información dentro de la plataforma responderá al principio de Acceso por Necesidad, según el cual cada usuario únicamente podrá visualizar y gestionar la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones.
La asignación de cargos, roles, permisos y niveles de acceso es responsabilidad de la propia organización.
Los titulares de datos personales tratados por MIGO Systems podrán ejercer, entre otros, los siguientes derechos:
Cuando la solicitud recaiga sobre información incorporada a la plataforma por una organización Cliente, MIGO Systems trasladará la solicitud a dicha organización en su condición de responsable del tratamiento y prestará el apoyo técnico razonable para atenderla.
La autorización para el tratamiento de datos personales podrá obtenerse mediante los mecanismos electrónicos habilitados por MIGO Systems, incluidos el registro en la plataforma, la casilla de verificación, los mecanismos OTP, la autenticación electrónica y la firma electrónica o digital.
Cada autorización quedará asociada a la versión vigente del documento aceptado y será conservada como evidencia electrónica conforme al documento de Consentimiento Electrónico (LEG-CEL-001).
El titular podrá revocar la autorización otorgada mediante los canales oficiales de atención, salvo cuando exista un deber legal o contractual que imponga la conservación de la información.
La revocatoria no afectará la licitud del tratamiento realizado con anterioridad a la solicitud.
Para la prestación del servicio, MIGO Systems podrá apoyarse en proveedores tecnológicos que actúen como encargados o subencargados del tratamiento, tales como servicios de infraestructura, almacenamiento, comunicaciones o procesamiento especializado.
MIGO Systems procurará vincular únicamente proveedores que ofrezcan condiciones adecuadas de seguridad y confidencialidad, y les exigirá tratar la información exclusivamente conforme a las finalidades del servicio contratado.
Cuando la prestación del servicio requiera transferir o transmitir datos personales a terceros, incluida su ubicación en infraestructura situada fuera del territorio nacional, MIGO Systems adoptará las medidas exigidas por la legislación aplicable para preservar los niveles de protección correspondientes.
Estas operaciones se realizarán con fundamento legal, autorización del titular cuando sea requerida o necesidad operativa derivada del servicio solicitado, aplicando siempre el principio de minimización.
MIGO Systems procurará implementar medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables orientadas a proteger la información frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación indebida o destrucción.
Estas medidas se diseñarán conforme a los principios de Seguridad desde el Diseño y Privacidad desde el Diseño, y evolucionarán junto con las capacidades tecnológicas de la plataforma.
Cuando MIGO Systems identifique un incidente que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información administrada por un Cliente, procurará informarlo dentro de un plazo razonable mediante los canales oficiales disponibles.
La gestión de estos eventos se desarrollará conforme a las políticas internas de seguridad y continuidad operativa de MIGO Systems, y en coordinación con el Acuerdo de Niveles de Servicio (LEG-SLA-001) y con MIGO Protect (LEG-MPR-001) cuando el Cliente haya contratado servicios especializados.
El uso compartido de credenciales constituye una mala práctica de seguridad y afecta la trazabilidad de la información.
Cuando un incidente sea atribuible al uso indebido de las credenciales por parte del Usuario o de la organización, MIGO Systems no será responsable por las consecuencias derivadas de dicho comportamiento, sin perjuicio de brindar la asistencia técnica que resulte razonablemente posible.
MIGO Expert podrá utilizar mecanismos de inteligencia artificial para asistir en el procesamiento de información, generación de reportes, automatización de tareas, análisis de datos y demás funcionalidades desarrolladas por MIGO Systems.
La inteligencia artificial operará sobre la información disponible dentro de la plataforma y generará resultados orientados a facilitar la gestión empresarial.
Salvo indicación expresa, las respuestas, análisis o recomendaciones generadas por inteligencia artificial tendrán carácter de apoyo a la decisión y no sustituirán el criterio profesional o empresarial del Cliente.
Con el propósito de mejorar continuamente sus productos y servicios, MIGO Systems podrá analizar información agregada, anonimizada o debidamente protegida para identificar patrones de uso, oportunidades de optimización y necesidades comunes de las organizaciones.
En ningún caso este proceso autoriza la divulgación de información confidencial, datos personales identificables o secretos empresariales de los Clientes.
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales, contables y contractuales aplicables.
Una vez finalizada la relación contractual, MIGO Systems conservará la información del Cliente durante un período de tres (3) meses, conforme al marco contractual de MIGO Expert.
Durante dicho período, el Cliente podrá solicitar la reactivación de su cuenta conforme a las condiciones comerciales vigentes. MIGO Systems podrá adelantar gestiones comerciales orientadas a facilitar el eventual retorno del Cliente, respetando siempre las autorizaciones otorgadas y la normativa vigente.
Antes de la eliminación definitiva de la información, el Cliente podrá exportar los datos derivados de su operación mediante las herramientas disponibles en la plataforma o con el acompañamiento técnico que MIGO Systems ofrezca cuando resulte necesario.
Cuando técnicamente sea posible, la información será entregada en formatos abiertos o ampliamente utilizados.
La exportación comprenderá exclusivamente la información propia del Cliente y no incluirá componentes propietarios del software, algoritmos, modelos de inteligencia artificial, estructuras internas de la plataforma ni desarrollos tecnológicos pertenecientes a MIGO Systems.
Transcurrido el período de conservación, MIGO Systems podrá eliminar la información conforme a sus políticas internas de eliminación segura.
La eliminación no comprenderá aquella información que deba conservarse por mandato legal, para la atención de reclamaciones, para la defensa de intereses legítimos o como evidencia de aceptaciones documentales conforme al documento de Consentimiento Electrónico (LEG-CEL-001).
MIGO Systems adoptará criterios de gobierno de la información orientados a definir responsabilidades, niveles de acceso, trazabilidad de las operaciones y controles sobre el ciclo de vida del dato dentro de la plataforma.
Cada acción ejecutada dentro de MIGO Expert quedará registrada conforme a los mecanismos de auditoría implementados por la compañía.
La exactitud de los resultados generados por la plataforma dependerá de la calidad, veracidad y actualización de la información registrada por los propios usuarios.
Corresponde a la organización Cliente mantener actualizada la información incorporada a la plataforma y corregir los registros inexactos o incompletos.
El titular podrá consultar la información que le concierne a través de los canales oficiales de atención de MIGO Systems, indicando su identificación y el objeto de la solicitud.
MIGO Systems atenderá la consulta dentro de los términos previstos por la legislación aplicable.
Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de esta Política, podrá presentar un reclamo indicando su identificación, la descripción de los hechos y los documentos que pretenda hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, MIGO Systems podrá solicitar la información faltante para su adecuada atención.
Cuando MIGO Systems no sea competente para resolver el reclamo por corresponder a información de la cual una organización Cliente es responsable, trasladará la solicitud e informará al titular sobre dicha circunstancia.
El titular podrá acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante MIGO Systems, conforme a la legislación aplicable.
La presente Política entrará en vigor a partir de su publicación oficial por MIGO Systems y permanecerá vigente hasta que sea sustituida por una versión posterior.
MIGO Systems podrá actualizarla cuando resulte necesario por razones legales, regulatorias, técnicas o de evolución del ecosistema. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas mediante la plataforma, correo electrónico u otros canales oficiales.
Las bases de datos administradas por MIGO Systems se conservarán durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento y de las obligaciones legales aplicables.